En los últimos meses se está hablando mucho de los cambios en la facturación de empresas y empresarios. Hay mucha confusión con algunos conceptos y los plazos de implementación, con esta publicación esperamos aclarar la mayoría de las cuestiones.
¿QUÉ ES LA FACTURA ELECTRÓNICA?
La factura electrónica es un archivo de datos presentado en un formato específico, habitualmente XML, de forma que es legible para otros sistemas informáticos. Este archivo se carga en una plataforma desde la cual el destinatario tiene acceso ella. Por ejemplo, una factura en pdf enviada por email no es una factura electrónica. Las facturas electrónicas existen desde hace años, pero no es obligatorio su uso para la mayoría de los contribuyentes, actualmente solo afecta a las operaciones con la Administración Pública (B2A).
Está previsto aprobar un nuevo Reglamento que obligue a utilizar la factura electrónica en las operaciones entre autónomos y empresas (B2B), no afectando de momento a las operaciones con consumidores finales. En cuanto se apruebe este Reglamento se dispondrá de un año para su adaptación para aquellos contribuyentes con facturación superior a 8 millones de euros y de dos años para el resto.
¿QUÉ ES EL VERIFACTU?
El Verifactu es una normativa que establece requisitos técnicos para los programas informáticos de facturación con el fin de combatir el fraude fiscal, especialmente el que se da a través del software de doble uso (contabilidades B).
Los programas de facturación deben cumplir estos requisitos desde el 29 de julio de 2025. En concreto esta normativa obliga a que los proveedores de software aseguren la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación de las empresas. La normativa les obliga a expedir una declaración responsable, que es un documento donde el fabricante certifica que cumple con los requisitos del reglamento Verifactu. Es importante obtener este documento y conservarlo para evitar sanciones.
¿A quién afecta el Verifactu?
El sistema Verifactu es obligatorio para los proveedores de sistemas informáticos y para los usuarios de sistemas informáticos de facturación (SIF). Los contribuyentes que no usen un sistema informático de facturación no se verán afectados por esta normativa.
Excepciones a la obligación del Verifactu:
– Empresas sujetas al SII (Volumen de operaciones superior a 6 millones de euros, REDEME)
– Estimación objetiva (módulos) o Recargo de Equivalencia si no emiten facturas.
– Actividades exentas sin obligación de emitir factura.
– Empresas del País Vasco y Navarra, que tienen regulación propia.
Sistemas informáticos de facturación (SIF)
Es importante entender en qué consiste un SIF para saber quién no estará obligado a cumplir la normativa Verifactu. Un sistema informático de facturación (SIF) es un conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas que sirve para:
– Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
– Conservar la información de facturación.
– Producir resultados derivados de esa información (gráficos, balances, listados)
Si usamos un SIF para emitir solamente algunas facturas, al entrar en vigor la normativa Verifactu, deberemos aplicarla al conjunto de la empresa, obligándonos a usar un SIF para todas las facturas emitidas.
Aquellos que facturen la totalidad de sus ventas a mano, en procesadores de texto o hojas de cálculo sencillas no se verán obligados a cumplir la normativa Verifactu, que solo aplica a los sistemas informáticos.
¿A partir de cuándo?
Será obligatorio a partir del 1 de enero de 2026 para las personas jurídicas y a partir del 1 de julio de 2026 para las personas físicas que desarrollen actividades económicas o profesionales.
¿En qué consiste?
Una de las novedades más visibles será un código QR que llevarán todas las facturas emitidas a través de un SIF. A través de este QR el cliente, desde su móvil, podrá cotejar la factura en la web de la Agencia Tributaria.
Existen dos modalidades de cumplimiento, igualmente válidas:
– La modalidad VERI*FACTU, que exige que los registros informáticos de factura sean remitidos a la Sede electrónica de la Agencia Tributaria inmediatamente después de su producción, evitándose con ello su alteración posterior, y asegurando su conservación.
Las facturas producidas por este procedimiento serán facturas verificables, podrán ser consultadas en la Sede electrónica por el cliente para asegurarse de su calidad fiscal, utilizando para ello el QR incorporado a la factura.
– La modalidad NO VERI*FACTU, que no exige la remisión a Sede electrónica de los registros de facturación, pero como contrapartida, exige requisitos adicionales de seguridad que incluyen la firma producida por el sistema emisor y la llevanza y conservación de un “Registro de Eventos” del sistema en los términos reglamentariamente establecidos.
Las facturas producidas por esta modalidad no serán facturas verificables, no podrán ser consultadas en la sede, pero también incorporarán el Código QR en la factura y podrán ser comunicadas por el cliente a la Agencia Tributaria.
Está previsto que la Agencia Tributaria ponga a disposición de los contribuyentes más pequeños una aplicación gratuita donde podrán elaborar sus facturas, generando los registros adaptados a la normativa. Este aplicativo será de tipo VERI*FACTU, con envío automático.
Ventajas de la modalidad VERI*FACTU
– Los clientes podrán verificar el contenido de las facturas en la Agencia Tributaria escaneando el código QR de las mismas.
– La Agencia Tributaria no hará requerimientos del contenido de las facturas al disponer de los datos que han sido remitidos.
– La Agencia Tributaria dará la opción a los empresarios o profesionales que remitan sus registros de facturación de integrar los registros en el libro registro de facturas expedidas y, del mismo modo, en los libros registros de ventas e ingresos y de ingresos.
– Podrán acceder al listado de los registros de facturación recibidos cuando el emisor de las facturas hubiera utilizado a su vez la modalidad VERI*FACTU.
– Los SIF que funcionen en modalidad VERI*FACTU no necesitarán «registro de eventos» y la conservación, legibilidad y accesibilidad a sus registros de facturación están garantizadas por su constancia en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.
Se entenderá que hemos optado por esta modalidad si se remiten los registros sistemáticamente. Se prolongará esta modalidad al menos hasta la finalización del año natural.
Sanciones
Se considera infracción tributaria grave la mera tenencia de sistemas informáticos de facturación cuando no cumplan las especificaciones técnicas de la normativa Verifactu, que aquellos que habiendo sido certificados se alteren o modifiquen, o que no cuenten con la preceptiva declaración responsable expedida por el productor. Esta infracción se sancionará con una multa fija de 50.000 € por cada ejercicio fiscal en el que se haya incumplido.
¿Es lo mismo que el SII?
El SII (Suministro Inmediato de Información) está implementado desde hace años y afecta solamente a aquellas empresas que facturan más de 6 millones de euros, aquellas inscritas en el REDEME o aquellos adheridos voluntariamente. Los que estén dentro de este sistema no se verán afectados por el Verifactu.
No, no son lo mismo. A través del SII se suministra más información ya que no solo afecta a las facturas emitidas como hace el Verifactu, si no que se suministra información también de facturas recibidas. El envío de la información de las facturas se tiene que hacer en un plazo de 4 días y están exonerados de presentar algunos modelos tributarios, como el 347 o 390.
Conclusiones
La factura electrónica obligatoria llegará y aunque aún no sabemos cuándo será, sí sabemos que habrá tiempo para adaptarse. El Sistema Verifactu sin embargo ya es una realidad para el ejercicio 2026.
¿Cuál es su situación actual?
– ¿Emite todas sus facturas a través de un software de facturación? Asegúrese de que este software cumple con los requisitos mencionados y solicite el certificado correspondiente a su proveedor.
– ¿Emite todas sus facturas a través de herramientas manuales? No está obligado a implementar el sistema Verifactu.
– ¿Emite algunas facturas a través de sistemas informáticos (por ejemplo, cajas registradoras) y otras de manera manual? Habrá que revisar la situación, porque no podrán coexistir estas dos opciones dentro de la misma empresa. La solución óptima será trasladar las operaciones manuales a un sistema informático que cumpla los requisitos técnicos. Existen ayudas públicas, como el Kit Digital, disponibles hasta el 31 de octubre de 2025.
Estamos a su disposición para cualquier aclaración al respecto.
Vidal Asesores Tax & Legal